記録の保存期限

投稿者：平 投稿日：2004/07/17(Sat) 11:38

運営基準上、介護サービスの提供に関する記録は、その完結の日から２年間の保存が義務付けられていますが、完結の日から２年間というのは、暦でいう２年間を指すのでしょうか。以前、どこかのＱＡで、当該事業所がその利用者と関わりを持っている間中は、介護サービスの提供は完結していないから引き続き保存義務を有する、という趣旨の回答があったような記憶があります。確かに、居宅介護支援などでは、２年前のケアプランやカンファレンスだからといって機械的に廃棄してしまうのは適切でない感じもします。参考までに医師のカルテ(５年間保存)に関して、あるコンメンタールには「５年間の保存期間の起算時は、必ずしも診療緑の各片の最終記入の日からと解すべきではなく、少なくとも当該患者に対する当該診療が完了した日から起算することが適当」と出ております。介護保険ではどうなんでしょうか。どなたか御教示ください。でも、もしそういうことになりますと保存書類が膨大になってしまいますよね。

Re: 記録の保存期限

masa - 2004/07/17(Sat) 14:40

厚生省令40号に「入所者に対する〜サービスの提供に関する諸記録を整備し、その完結の日から２年間保存しなければならない」とあります。ですからサービスが終了した時点からの起算となると考えられます。

ただしこの２年間というのは介護サービス記録に限ったことであり、（支援経過やケアプラン、給付管理表などが含まれると思います）例えば、老健や療養型で緊急に対応した医療記録などは老人保健法による５年の保存期間義務が生ずると解釈されていますし、事務関連では、税に関する諸書類などは5年の最低保存義務があると解釈されています。ですから最低2年の期間でも、実地指導などで実際は「5年間は保存しなさい」と指導されるケースがある、というのはこのことと関連しています。

Re: 記録の保存期限

平 - 2004/07/17(Sat) 17:03

＜サービスが終了した時点からの起算となる＞　という場合のサービスは、御利用者様に連続して提供しているサービスの流れの中で暦に沿って２年間経過の都度、逐次、保存義務が解消していくという意味でよろしいのでしょうか。なお、他法に関する御教示は大変参考になりました。

Re: 記録の保存期限

masa - 2004/07/18(Sun) 09:38

サービス提供の記録については現時点からさかのぼって2年前のものまであれば良いという事ではなく、利用者のサービス終了時点から二年間ということであり、現に入所している方の支援経過などはその方がいる期間すべて保存されていることが前提だと考えます。あくまで退所から2年間は保存される必要があるという意味と解釈いたします。

ただ、給付管理票やレセプト、請求書・領収証等、請求に関わるものは５年の時効ですから、これはその行為が行われた時点で請求等の行為は一応終了していると考えられ、これらはその行為が発生した時点からのカウントになるというのが法的な解釈ではないでしょうか。

書類の保存期間

投稿者：魔子 投稿日：2005/04/26(Tue) 14:56

デイケアを利用されている方の、居宅サービス計画書及びその交付書及び受領書ですが、保存期間はどれぐらいでしょうか?
見直しを数ヶ月ごとにするたびに送られてくるので、どんどんたまっていきます。一番新しいものだけ置いておいて、あとは破棄しても良いのでしょうか?
いろいろなところで、ペーパーレスになっていく時代に、介護保険だけは、書類ばかりが増えてたまっていく様な気がします。

Re: 書類の保存期間

兼任ＣＭ - 2005/04/26(Tue) 16:22

破棄はできません。「サービス提供の終了の日から２年間」の保管義務があります。
しかしこの保管は紙ベースでの保管でなくてもかまわないとされています。スキャナーで取り込み，それをＣＲ-ＲＯＭなどで保管してもＯＫです。

交付書や受領書などは破棄されても大丈夫かと思います。居宅サービス計画書は破棄してはいけません。

しかし紙の消費量はすごいです。減る兆しは一向にありませんしますます増えていきます。

Re: 書類の保存期間

masa - 2005/04/26(Tue) 18:08

そうなんですよね。例えば、そのケアプランに基づくサービス自体はそのケアプランの期間終了日で完結しているんではないか、という理屈は通らないようです。

なお介護保険法では、「サービス提供の終了の日から２年間」ですが、地方自治法や訴訟の時効という観点から通常のサービス提供記録も「５年は保管しておいたほうが良い」ということを実地指導で言われたことがあります。

上記に係らず医療記録、カルテ等は５年の保存ですよね。

Re: 書類の保存期間

兼任ＣＭ - 2005/04/26(Tue) 18:53

昨年度の実地指導の際に確認しました。
「サービス提供の終了日」とは「契約の終結日」を指すと言うことです。

Re: 書類の保存期間

masa - 2005/04/27(Wed) 08:58

私の友人が道にいるので確認させてもらいました。考え方を以下にまとめて示させていただきます。

完結の日から２年の解釈ですが→　個々の書類毎に明確に記載されているものはありません。

法律というのは、あいまいな部分がまったくないというものではないのです。そのため「完結の日」の法的解釈は分かれる場合があるという意見もあります。

「どちらでも解釈できるよう（作った国も逃げれるようにも含めて）作るのが日本の法律だし、そのような法律があるから存在できるのが弁護士だしね。」（某法律番組にての島田伸介発言）

という部分もあるのです。

ただ、完結の日→契約の終了日、と考えた方が良いと思います。

損害賠償等とか不服申立てあった時、介護保険法上２年間となっているからと、年度で区切って、廃棄してしまったというのは、この「完結の日」があるので、危険と思います。

たぶん、何かあった場合は、「完結の日」の法的解釈は分かれる場合があると思いますが、単純に金銭的請求はさすがに時効対象となると思うけど（２０年前に払った自己負担払いすぎだから返してとかねは、さすがに時効）、例えば、施設での処遇や機能訓練が悪く、これが要因で、除々に身体的に障害等を生じたので損害賠償を求めるとかなった時に、護保険法で「完結の日」から２年と規定されているのに、既に書類がないのは隠匿行為だとか言われかね無い事が想定されます。

このような理由で書類たまって大変だとは思いますがサービス提供に関する記録は契約終了時から最低２年は保存しておく必要があるとの見解です。

Re: 書類の保存期間

魔子 - 2005/04/27(Wed) 09:43

もちろん、デイケアでの記録などはきちんと残しています。リハビリ計画書なども含めて・・・・。
しかし、居宅サービス計画書と言うのは、ケアマネさんが作成し、それに基づいて通所リハビリ計画書を作ってくださいねということで、ある意味お預かりしている感じだと思うのですが・・・・。もともとの原本はケアマネさんが持っているのだし、それぞれで保管していなくてもと思ったのです。また、居宅サービス計画書を交付されるにあたり、双方で交付兼受領書に判子を押して1枚ずつ持つ・・・とあまりにも日本的な書類まであります。
書類を作って、保管してと言うことばかりに目がいっているとは思いたくありませんが、監査となると、こんなことばかり言ってくるのかなとげんなりします。

Re: 書類の保存期間

masa - 2005/04/27(Wed) 10:12

おっ

＞居宅サービス計画書と言うのは、ケアマネさんが作成し、それに基づいて通所リハビリ計画書を作ってくださいねということで、ある意味お預かりしている感じだと思うのですが

通所リハビリ計画ではなく、それの参考資料としてのケアマネから提供があった「居宅サービス計画書の写し」のことですね。

そうであれば、この保管義務は居宅介護支援事業所にあるもので、通所リハビリ事業所ではこれは「サービス提供の記録」にはあたらず、参考資料ですから破棄しても良いのではないでしょうか。

それに通常これらの情報はサービス担当者会議の資料として提供されるものであり

＞居宅サービス計画書を交付されるにあたり、双方で交付兼受領書に判子を押して1枚ずつ持つ

事前に利用者に情報提供の同意を取っている必要はあっても、ここまでは求められていないのではないでしょうか。

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